Allotment (kontenjan), otelin belirli tarihler için bir tur operatörüne, acenteye ya da toptancıya ayırdığı oda sayısıdır. Aracı bu odaları, sözleşmede belirlenen release süresine kadar otele sormadan satabilir. Release tarihine kadar satılmayan odalar otomatik olarak otele geri döner ve otel bunları başka kanallarda satar.
Allotment, Türkiye'de özellikle sahil otellerinde ve tur operatörüyle çalışan tesislerde yaygın bir sözleşme yapısıdır. Otele sezon öncesi planlanabilir bir talep tabanı sağlarken, aracıya da satış yaparken hızlı onay imkânı verir.
Nasıl işler?
- Sözleşmede dönem, oda tipi, günlük oda sayısı, net fiyat ve release süresi tanımlanır.
- Aracı, kontenjan içinde kalan satışları otele bildirir; otel onay beklemeden rezervasyonu kabul eder.
- Release tarihine gelindiğinde satılmayan odalar otele iade edilir.
- Kontenjan dolduktan sonraki talepler genellikle talep üzerine onayla (on request) yürür.
Allotment çoğunlukla kullanım garantisi içermez; satılmayan odanın bedeli ödenmez. Satılsın satılmasın bedelin ödendiği yapı ise garantili (commitment) sözleşmedir.
Kontenjan kullanım oranı
Kullanım oranı = Kontenjandan satılan oda gecesi ÷ Ayrılan toplam oda gecesi
Örnek: Bir tur operatörüne Haziran ayı boyunca (30 gece) günde 10 oda kontenjan verdiniz; toplam 10 × 30 = 300 oda gecesi. Release tarihlerine kadar 180 oda gecesi satıldı. Kullanım oranı 180 ÷ 300 = %60. Geri dönen 120 oda gecesi, release tarihinden sonra başka kanallarda satılmak zorunda kaldı; release tarihi varışa çok yakınsa bu odaları satmak için yeterli zaman kalmayabilir.
Otel açısından riskler
- Kilitli envanter: Yüksek talepli tarihlerde kontenjan olarak ayrılan odalar, daha yüksek fiyatla satılabilecekken net fiyattan gider. Bu değerlendirme için displacement analizi kullanılır.
- Geç iade: Kısa release süresi, geri dönen odaları satma şansını azaltır.
- Envanter senkronu: Kontenjanlar çoğu zaman kanal yöneticisine bağlı olmayan sistemlerde tutulur; PMS'te doğru düşülmezse fazla satış oluşur.
- Parite: Net fiyatın açık pazarda görünmesi otelin kendi fiyatını zayıflatabilir.
Uygulamada
- Kontenjan miktarını geçmiş yıl kullanım oranlarına göre belirleyin; sürekli düşük kullanılan kontenjanı bir sonraki sözleşmede azaltın.
- Yoğun tarihler (bayramlar, yüksek sezon hafta sonları) için kontenjanı daraltmayı veya stop sale hakkını sözleşmede açıkça düzenleyin.
- Release tarihlerini takvimde izleyin ve geri dönen odaları hemen diğer kanallara açın.
- Kontenjanları haftalık olarak aracının raporu ile PMS kaydı üzerinden karşılaştırın.
Dikkat: Aynı odayı birden fazla aracıya kontenjan olarak vermek (üst üste allotment) toplam kontenjanı fiziksel oda sayısının üzerine çıkarabilir. Bu bilinçli bir overbooking kararı değilse ciddi risk oluşturur.