Voucher, bir seyahat acentesi, tur operatörü veya toptancının otele ya da misafire verdiği, rezervasyonu ve kapsadığı hizmetleri belgeleyen dokümandır. Misafir girişte voucher'ını gösterir; otel de faturayı bu belgede yazan hizmetler üzerinden acenteye keser.
Voucher bir ödeme aracı değil, "bu hizmetleri biz ödeyeceğiz" taahhüdüdür. Bu nedenle üzerinde yazmayan hizmetler (ekstra gece, üst oda, minibar vb.) misafirden tahsil edilir.
Voucher'da bulunanlar
- Acente adı ve voucher numarası
- Misafir adları ve kişi sayısı (yetişkin, çocuk ve yaşları)
- Giriş-çıkış tarihleri ve gece sayısı
- Oda tipi ve pansiyon türü
- Dahil hizmetler: transfer, tur, akşam yemeği vb.
- Ödeme notu: "Tüm konaklama acente tarafından ödenecektir" veya "Yalnız oda, ekstralar misafire aittir"
- Bazen fiyat bilgisi; çoğu acente misafirin göreceği voucher'da net fiyatı göstermez
Ön büroda voucher kontrolü
- Voucher'daki isim, tarih ve oda tipini rezervasyonla karşılaştırın.
- Farklılık varsa (ör. voucher'da yarım pansiyon, sistemde oda-kahvaltı) acenteyi arayıp yazılı teyit alın.
- Voucher numarasını PMS'teki rezervasyona ve misafir foliosuna işleyin.
- Folioyu ikiye ayırın: acente hesabına gidecek kalemler ve misafirin ödeyeceği ekstralar.
- Voucher'ın kopyasını fatura dosyasına ekleyin.
Faturalama ve tahsilat
Konaklama bittikten sonra otel, voucher kapsamındaki hizmetleri sözleşmedeki fiyatlarla acenteye faturalandırır. Acente çoğu zaman faturayı voucher numarasıyla eşleştirerek öder; numara yazılmamış faturalar ödeme gecikmesine neden olur. Merchant modelde çalışan OTA'lar da benzer biçimde sanal kart veya dönemsel ödeme ile otele ödeme yapar ve rezervasyon onayı voucher işlevi görür.
Sık yapılan hatalar
- Voucher'ı görmeden acente misafirini tüm masrafları kapsıyor sanarak çıkış yaptırmak.
- Acentenin net fiyatını misafire gösterilen belgelerde veya faturada açığa çıkarmak.
- Voucher numarasını faturaya yazmamak ve tahsilatı geciktirmek.
- Rezervasyonla voucher arasındaki farkları sözlü onayla çözmek; itiraz halinde belge olmaz.