Misafir foliosu (guest folio), bir misafirin veya odanın konaklama boyunca oluşan tüm borç ve alacaklarını gösteren hesaptır. Oda ücretleri, vergiler, restoran ve bar harcamaları, minibar, çamaşır, transfer gibi kalemler borç; ön ödemeler, kredi kartı tahsilatları ve iadeler alacak olarak işlenir. Çıkışta bakiye sıfırlanarak folio kapatılır.
Folio, PMS'te tutulur ve misafirin hesabına dair tüm anlaşmazlıklarda başvurulan ana kayıttır. Doğru tutulan folio hem tahsilat kaybını önler hem de misafirin güvenini korur.
Folio türleri
- Misafir foliosu: Bireysel misafirin kişisel hesabı.
- Master folio: Grup veya şirket adına açılan, ortak masrafların toplandığı hesap.
- Bölünmüş folio (split folio): Oda ücretinin acente veya şirkete, ekstraların misafire yazıldığı ayrım. Acente misafirlerinde voucher kapsamı bunu belirler.
- Harici (city ledger / non-guest) hesap: Konaklamayan ama otelde hizmet alan veya daha sonra faturalandırılacak şirket ve acenteler.
Folioya kayıt
Oda ücretleri her gece gece denetiminde otomatik yazılır. Restoran, bar ve spa gibi satış noktalarındaki harcamalar POS entegrasyonuyla veya elle odaya aktarılır. Her kayıtta tarih, departman, açıklama ve işlemi yapan kullanıcı görünmelidir.
Düzeltme ve iade
Yanlış yazılan bir kalem silinmez, ters kayıtla (düzeltme veya düşüm) iptal edilir. Böylece hangi hatanın, kim tarafından ve ne zaman düzeltildiği izlenebilir. İndirim ve düşüm yetkisi sınırlandırılmalı, belirli tutarın üzerindeki işlemler yönetici onayı gerektirmelidir.
Kredi kontrolü
Girişte alınan provizyon veya depozito, folio bakiyesiyle düzenli karşılaştırılır. Harcaması güvenceyi aşan misafirden ek provizyon istenir. Bu kontrol özellikle uzun konaklamalarda ve odaya harcama yazdırma imkânı olan otellerde önemlidir; bkz. ön ödeme ve depozito politikası.
Sık yapılan hatalar
- Minibar ve son dakika harcamalarını çıkıştan sonra işlemek; tahsil edilemez hâle gelir.
- Acente misafirinde oda ücretini misafirin foliosuna yazıp çıkışta itiraza yol açmak.
- Hatalı kaydı silmek; denetim izi kaybolur.
- Çıkıştan önce folioyu misafirle birlikte gözden geçirmemek; check-out sırasında bu adım atlanmamalıdır.