Ön ödeme ve depozito politikası, otelin bir rezervasyonu kesinleştirmek için misafirden ne zaman ve ne kadar ödeme alacağını, bu ödemenin hangi yöntemle yapılacağını ve hangi koşullarda iade edileceğini belirleyen kurallardır. Ön ödeme konaklama bedelinin peşin alınan kısmıdır; depozito ise çoğunlukla girişte ekstra harcamalar ve olası hasar için alınan güvencedir. Türkiye'de ön ödeme sıklıkla "kapora" olarak da anılır.
Açık ve tutarlı bir politika, no-show ve son dakika iptallerinden doğan kaybı azaltır, nakit akışını düzenler ve misafirle anlaşmazlıkları önler.
Türleri
- Kredi kartı garantisi: Kart bilgisi alınır, ödeme çekilmez; iptal veya no-show halinde politika gereği tutar tahsil edilir.
- Kısmi ön ödeme: Konaklama bedelinin bir yüzdesi veya ilk gece.
- Tam ön ödeme: Genellikle iadesiz fiyatlarda, erken rezervasyonda ve yoğun dönemlerde.
- Giriş depozitosu / provizyon: Girişte kredi kartında bloke edilen veya nakit alınan tutar; ekstralar için güvence.
- Grup ve etkinlik ödeme takvimi: Grup ve MICE'ta sözleşme imzasında, varıştan belirli gün önce ve kesin sayı bildiriminde kademeli ödemeler.
Politikayı belirlerken
- Sezona göre farklılaştırın: Yüksek sezonda ve özel günlerde daha yüksek ön ödeme, düşük sezonda daha esnek koşullar.
- Fiyat planına bağlayın: Esnek fiyatta düşük veya sıfır ön ödeme, indirimli fiyatta tam ön ödeme. Bu, fiyat ile güvence arasında adil bir değiş tokuştur.
- Kanala göre netleştirin: OTA'da tahsilatı kim yapıyor? Merchant modelde OTA, agency modelde otel tahsil eder.
- İade koşullarını iptal politikasıyla uyumlu yazın.
- Güvenli yöntem kullanın: Kart bilgisini e-posta veya mesajla almak yerine güvenli ödeme bağlantısı kullanın.
Misafire iletişim
Politika, rezervasyon sırasında, onay e-postasında ve ödeme bağlantısında aynı ifadelerle yer almalıdır. Tutar, tarih, iade koşulu ve para birimi açık yazılmalıdır. Dövizli fiyatlarda hangi kurun uygulanacağı belirtilmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Kart bilgilerini açık metin olarak saklamak veya paylaşmak; hem güvenlik hem mevzuat riskidir.
- Ön ödemeyi tahsil edip PMS'e işlememek; çıkışta çift tahsilat veya eksik tahsilat olur.
- Provizyonun süresini takip etmemek; blokaj kalkınca güvence kaybolur.
- Politikayı kanallar arasında farklı yazmak ve misafiri yanıltmak.