Walk-in misafir, otele önceden rezervasyon yapmadan doğrudan resepsiyona gelerek oda isteyen misafirdir. Yol üstündeki oteller, şehir merkezleri ve Kapadokya gibi gezginlerin anlık konaklama kararı verdiği destinasyonlarda walk-in talebi azımsanmayacak düzeydedir.
Walk-in satış, aracı komisyonu olmadığı için değerlidir; ancak misafir hakkında önceden bilgi bulunmadığından ödeme güvencesi ve güvenlik açısından ek dikkat gerektirir.
Fiyatlandırma
Walk-in misafire genellikle o günkü BAR fiyatı uygulanır. Bazı oteller walk-in için ayrı bir fiyat tanımlar. Dikkat edilmesi gereken noktalar:
- Resepsiyonun fiyat verme yetkisi ve indirim sınırı yazılı olmalıdır; aksi halde her personel farklı fiyat verir.
- Otelin kendi sitesindeki fiyattan yüksek fiyat vermek, misafirin telefonundan kontrol edip gitmesine yol açabilir. Walk-in fiyatını, doğrudan rezervasyon fiyatınızla tutarlı tutun.
- Geç saatte ve düşük dolulukta satılmayacak bir oda sıfır gelirdir; bu durumda yönetimin belirlediği bir alt fiyat sınırı içinde esneklik tanınabilir. Dinamik fiyatlama mantığı burada da geçerlidir.
- Otel dolmak üzereyse son odalar indirimsiz satılmalıdır.
Kabul prosedürü
- Müsaitlik kontrolü: Aynı gün gelecek garantili rezervasyonlar için oda ayrıldığından emin olun.
- Fiyat, pansiyon ve iptal/çıkış kuralları misafire açıkça söylenir.
- Tüm misafirlerin kimliği alınır ve yasal kimlik bildirimi yapılır.
- Ödeme veya güvence: Walk-in misafirden konaklamanın tamamı peşin alınır veya kredi kartından provizyon ve ekstralar için depozito istenir; bkz. depozito politikası.
- Rezervasyon PMS'te "walk-in" kaynağı ve doğru segment ile açılır; böylece bu kanalın payı raporlanabilir.
- Standart check-in adımlarıyla oda teslim edilir.
Güvenlik ve risk
Walk-in misafirde ödeme alınmadan oda verilmesi, hesabını ödemeden ayrılma riskini artırır. Kimliği ibraz edilmeyen kişiye oda verilmemelidir. Gece geç saatlerde tek başına çalışan resepsiyon personeli için net bir prosedür ve yönetime ulaşma yolu belirlenmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Walk-in rezervasyonları PMS'e kaydetmeden, kayıt dışı konaklatmak. Bu hem yasal hem mali risktir.
- Her personelin farklı fiyat vermesi; misafirler arasında tutarsızlık ve şikâyet doğar.
- Garantili geç varışların odasını walk-in misafire satmak.
- Walk-in kaynağını raporlamamak; bu kanalın gerçek katkısı görünmez.