Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), otel, pansiyon ve benzeri konaklama tesislerinin, konaklayan kişilerin kimlik bilgilerini kolluk birimlerine elektronik ortamda bildirdiği sistemdir. Yükümlülüğün dayanağı 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu'dur. Tesis polis sorumluluk bölgesindeyse bildirim Emniyet Genel Müdürlüğünün, jandarma sorumluluk bölgesindeyse Jandarma Genel Komutanlığının sistemine yapılır.
Yükümlülük, tesisin Bakanlık belgeli ya da belediye ruhsatlı olmasından bağımsız olarak konaklama hizmeti veren işletmeleri kapsar. Türk vatandaşları için T.C. kimlik bilgileri, yabancılar için pasaport veya geçerli kimlik belgesi bilgileri bildirilir.
Nasıl işler?
- Tesis, bağlı olduğu kolluk biriminden KBS kullanıcı yetkisi alır.
- Misafir check-in sırasında kimlik belgesini ibraz eder; bilgiler sisteme girilir veya PMS üzerinden aktarılır.
- Misafirin çıkışı ve oda değişikliği gibi hareketler de sisteme işlenir.
- Bildirimlerin zamanında yapılması gerekir; gecikmeli veya eksik bildirim idari yaptırıma konu olabilir.
PMS entegrasyonu
Çoğu PMS, KBS ile entegrasyon sunar: resepsiyonda girilen kimlik bilgileri otomatik olarak gönderilir, çıkışta kapanış bildirimi yapılır. Entegrasyon kullanıyorsanız bile gönderimin başarılı olup olmadığını günlük kontrol edin; hatalı karakter, eksik doğum tarihi ya da yanlış belge türü gibi nedenlerle kayıtlar reddedilebilir. Bu kontrolü night audit kontrol listesine eklemek pratik bir çözümdür.
Her misafir bildirilir
- Odada kalan herkes, yani yalnız rezervasyonu yapan kişi değil refakatçiler ve çocuklar da bildirim kapsamındadır; çocuklar için uygulamayı bağlı olduğunuz birimle netleştirin.
- Grup rezervasyonlarında rooming list kimlik bilgisi taşımaz; kimlikler giriş sırasında ayrıca alınmalıdır.
- Walk-in misafirlerde de süreç aynıdır.
KBS ve KVKK ilişkisi
Kimlik bilgilerinin alınması ve bildirilmesi kanuni bir yükümlülük olduğundan, bunun için misafirden ayrıca açık rıza alınması gerekmez. Ancak misafire aydınlatma yapılması ve bilgilerin güvenli saklanması KVKK kapsamında yine zorunludur. Kimlik fotokopilerinin gereksiz yere saklanmaması iyi bir uygulamadır.
Sık yapılan hatalar
- Yoğun check-in saatlerinde bildirimi "sonra yaparız" diye ertelemek ve unutmak.
- Yalnız oda sahibini bildirip aynı odadaki diğer kişileri atlamak.
- Çıkış bildirimini yapmamak; sistemde misafir hâlâ konaklıyor görünür.
- KBS şifresini birden fazla kişinin ortak kullanması; her personelin kendi yetkisiyle işlem yapması daha güvenlidir.