Bu sayfada
e-Fatura ve e-Arşiv fatura, kâğıt faturanın yerini alan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) düzenlemelerine göre elektronik ortamda oluşturulan, iletilen ve saklanan faturalardır. İkisi hukuken aynı değerde birer faturadır; aralarındaki fark, faturanın kime ve hangi kanaldan iletildiğidir.
- e-Fatura: Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse düzenlenir ve sistem üzerinden alıcının elektronik posta kutusuna iletilir.
- e-Arşiv fatura: Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (bireysel misafir, yabancı misafir, sisteme kayıtlı olmayan şirket) düzenlenir; misafire e-posta ile ya da talep halinde çıktı olarak verilir.
Kimler kullanmak zorunda?
e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu genel olarak ciro eşikleri ve sektör kriterleriyle belirlenir. GİB, Kültür ve Turizm Bakanlığından belgeli konaklama tesislerini de e-dönüşüm zorunluluğu kapsamına alan düzenlemeler yapmıştır. Belediye ruhsatlı tesisler için ise ciro eşiği gibi genel kriterler belirleyici olabilir. Zorunlu olmasanız da gönüllü olarak geçmek, faturalamayı ve arşivlemeyi kolaylaştırır.
Otel faturasında dikkat edilenler
- Konaklama bedeli, KDV ve konaklama vergisi doğru ayrıştırılmalıdır.
- Restoran, minibar, spa gibi ek hizmetler misafir foliosundaki kalemlerle uyumlu olmalı; farklı KDV oranları ayrı satırlarda gösterilmelidir.
- Kurumsal misafirde fatura, konaklayan kişiye değil şirkete düzenlenir; ünvan, vergi dairesi ve vergi numarası girişte alınmalıdır.
- Tur operatörü ve acente satışlarında fatura, sözleşmedeki taraf ve net fiyat üzerinden düzenlenir.
PMS ve entegratör
Çoğu otel, e-Fatura ve e-Arşiv'i GİB'in lisansladığı özel entegratörler üzerinden kullanır ve bunu PMS ile entegre eder. Böylece check-out sırasında fatura otomatik oluşturulur ve misafire e-posta ile gider. Entegrasyonda şunları test edin: vergi satırlarının doğruluğu, yabancı misafirde adres/uyruk alanları, iptal ve iade senaryoları, gün sonu raporlarıyla fatura toplamının tutması.
İptal, iade ve düzeltme
Elektronik faturada hatalı düzenleme sonrası yapılacak işlem (iptal, iade faturası vb.) faturanın türüne ve alıcının durumuna göre değişir. Resepsiyon personelinin faturayı kendi başına silmeye ya da yeniden kesmeye çalışması yerine, muhasebeyle tanımlı bir düzeltme prosedürü kullanması gerekir.
Sık yapılan hatalar
- Şirket bilgilerini check-out anında sormak; bilgi eksik kalınca fatura bireysel kesilir ve sonra düzeltme gerekir.
- Misafirin e-posta adresini yanlış almak; e-Arşiv fatura misafire ulaşmaz.
- Oran değişikliğinden sonra entegratör ve PMS vergi tanımlarını güncellememek.
- Night audit sırasında kesilmeyen faturaları kontrol etmemek.