Night audit (gece denetimi), otelin iş gününü kapatan ve bir sonraki güne geçiren işlemler bütünüdür. Genellikle gece yarısından sonra, trafiğin en az olduğu saatlerde gece müdürü veya night auditor tarafından yapılır. Bu işlemle günün tüm gelirleri kontrol edilir, oda ücretleri misafir foliolarına yazılır ve PMS'in tarihi bir gün ilerletilir.
Gece denetimi hem mali kontrol hem de yönetim raporlaması açısından kritiktir; sabah yönetimin baktığı doluluk ve gelir raporları bu işlemin çıktısıdır.
Başlıca adımlar
- Varışların kontrolü: Gelmeyen rezervasyonlar belirlenir; garantili olanlar için no-show işlemi ve cezası politikaya göre uygulanır.
- Çıkışların kontrolü: Bugün çıkması gereken ama sistemde açık kalan odalar incelenir.
- Oda durumu uyumu: Kat hizmetleri raporu ile sistem karşılaştırılır.
- Oda ücretlerinin yazılması (room posting): Konaklayan her oda için gecelik ücret ve vergiler folioya işlenir.
- Departman gelirlerinin kontrolü: Restoran, bar, spa gibi satış noktalarının kayıtları ile foliolara yazılanlar karşılaştırılır.
- Kasa ve ödeme mutabakatı: Nakit, kredi kartı ve havale tahsilatları kontrol edilir.
- Kredi limiti kontrolü: Harcaması provizyon veya depozitoyu aşan misafirler işaretlenir.
- Raporlar ve gün kapanışı: Günlük raporlar alınır, sistem tarihi ilerletilir, yedek alınır.
Gece denetimi raporları
Yönetim raporu (manager's report) genellikle şu göstergeleri içerir: doluluk, ADR, RevPAR, oda geliri, departman gelirleri, varış-çıkış sayıları, no-show ve iptaller, segment ve kanal dağılımı.
Doluluk = Satılan oda ÷ Müsait oda
ADR = Oda geliri ÷ Satılan oda
RevPAR = Oda geliri ÷ Müsait oda
ADR = Oda geliri ÷ Satılan oda
RevPAR = Oda geliri ÷ Müsait oda
Örnek: 60 odalı otelde o gece 45 oda satılmış, oda geliri 112.500 TL. Doluluk 45 ÷ 60 = %75, ADR 112.500 ÷ 45 = 2.500 TL, RevPAR 112.500 ÷ 60 = 1.875 TL. Kontrol: 2.500 × 0,75 = 1.875 TL.
Kontrol noktaları
- Sistemdeki fiyat ile rezervasyondaki anlaşmalı fiyat aynı mı?
- Ücretsiz (complimentary) ve personel odaları doğru kodlanmış mı?
- İndirim ve düzeltme (düşüm) işlemleri yetkili onayıyla mı yapılmış?
- Hiç harcama yapılmamış dolu oda var mı? (Kayıt hatası veya kaçak konaklama işareti olabilir.)
Sık yapılan hatalar
- Gün kapanışını düzeltmeler bitmeden yapmak; geçmiş güne ait hataları düzeltmek zorlaşır.
- No-show işlemini politika dışı ve tutarsız uygulamak.
- Raporları yalnız alıp kimsenin okumaması; sabah toplantısında temel göstergeler gözden geçirilmelidir.
- Gece denetimi yapan personele yeterli yetki ve eğitim vermemek.