Oda durum kodları (room status), otelin her odasının anlık durumunu gösteren standart kısaltmalardır. Ön büro hangi odayı misafire verebileceğini, kat hizmetleri hangi odayı temizlemesi gerektiğini bu kodlardan anlar. Kodlar PMS'te tutulur ve kat görevlilerinin tablet veya telefonlarından güncellenir.
Doğru ve anlık güncellenen oda durumu, misafirin girişte beklemesini, yanlış odaya yerleştirilmesini ve satılabilecek odanın boş kalmasını önler.
Yaygın kodlar
| Kod | İngilizce | Anlamı |
|---|---|---|
| VC | Vacant Clean | Boş ve temiz, satışa hazır |
| VD | Vacant Dirty | Boş, temizlenmesi gerekiyor (genellikle çıkış yapılmış) |
| VI | Vacant Inspected | Boş, temiz ve kat şefi tarafından kontrol edilmiş |
| OC | Occupied Clean | Dolu, günlük temizliği yapılmış |
| OD | Occupied Dirty | Dolu, temizlik bekliyor |
| OOO | Out of Order | Arızalı veya tadilatta; satılamaz, genellikle kapasiteden düşülür |
| OOS | Out of Service | Kısa süreli hizmet dışı (ör. küçük bakım); çoğu otelde kapasitede kalır |
| DND | Do Not Disturb | Misafir rahatsız edilmek istemiyor |
| DEP / C/O | Due Out / Checked Out | Bugün çıkacak / çıkış yapmış |
| SO | Sleep Out | Oda dolu görünüyor ama misafir geceyi odada geçirmemiş |
| SK | Skipper | Misafir hesabını kapatmadan ayrılmış |
Kodlar otelden otele ve yazılıma göre küçük farklılıklar gösterebilir; önemli olan tüm ekibin aynı listeyi kullanmasıdır.
Durum uyuşmazlığı (discrepancy)
Ön büronun sistemi ile kat hizmetlerinin fiziki kontrolü arasındaki farka uyuşmazlık denir. Örneğin sistemde dolu görünen bir oda kat görevlisi tarafından boş bulunmuşsa, misafir çıkış yapmadan ayrılmış (skipper) olabilir ya da çıkış işlemi sisteme işlenmemiş olabilir. Tersi durumda sistemde boş görünen odada misafir bulunması, kayıt dışı konaklama riskidir. Bu nedenle kat hizmetleri günde en az bir kez oda durum raporu çıkarır ve ön büro ile karşılaştırır.
Metriklere etkisi
OOO odalar birçok otelde müsait oda sayısından düşülür; bu da doluluk oranı ve RevPAR hesaplarını etkiler. Hangi yöntemin kullanıldığı raporlarda tutarlı olmalıdır. Uzun süre OOO bırakılan odalar kaybedilen gelirdir; arıza kapanış süreleri de takip edilmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Temizlenen odayı sistemde geç güncellemek; ön büro bekleyen misafire oda veremez.
- Kontrol (inspection) yapılmadan odayı VC'ye çekmek.
- Küçük arızalar için odayı günlerce OOO bırakmak.
- DND odalarını takip etmemek; misafirin güvenliği için belirli bir saatten sonra nazik bir kontrol prosedürü olmalıdır.