Check-in ve Check-out

Check-in (giriş), misafirin otele varıp kimlik ve rezervasyon bilgilerinin doğrulandığı, ödeme veya garantinin alındığı ve odanın teslim edildiği süreçtir. Check-out (çıkış) ise misafirin hesabının kapatıldığı, faturasının verildiği ve odanın kat hizmetlerine devredildiği süreçtir. Bu iki an, misafirin otelle en yoğun temas kurduğu ve memnuniyetin güçlü biçimde şekillendiği anlardır.

Türkiye'de otellerin çoğunda giriş saati 14:00, çıkış saati 11:00 veya 12:00 civarındadır; ancak saatler tamamen otelin politikasıdır ve rezervasyon onayında açıkça yazılmalıdır.

Check-in adımları

1. Karşılama ve rezervasyonun bulunması. Varış listesi önceden gözden geçirilmiş olmalıdır.
2. Kimlik ve kayıt: Tüm misafirlerin kimlik bilgileri alınır ve yasal kimlik bildirimi yapılır.
3. Rezervasyon teyidi: Tarih, oda tipi, pansiyon ve fiyat misafirle birlikte kontrol edilir; acente misafirlerinde voucher incelenir.
4. Ödeme veya garanti: Ön ödeme bakiyesi, provizyon ya da depozito alınır; bkz. depozito politikası.
5. Oda ataması: Temiz ve kontrol edilmiş (inspected) oda verilir; bkz. oda durum kodları.
6. Bilgilendirme: Kahvaltı saatleri, internet, çıkış saati, otel hizmetleri.
7. Anahtar teslimi ve gerekiyorsa bagaj ile odaya eşlik.

Giriş anı, uygun misafire oda yükseltmesi veya ek hizmet önermek için de doğru zamandır; bkz. upselling.

Check-out adımları

1. Folio misafirle birlikte gözden geçirilir; minibar ve son harcamalar işlenir.
2. Ödeme alınır veya acente/şirket hesabına aktarım yapılır.
3. Fatura düzenlenir; kurumsal misafirlerde fatura bilgileri önceden teyit edilir.
4. Anahtar kartları alınır; oda durumu "kirli boş" olarak kat hizmetlerine geçer.
5. Memnuniyet sorulur, geri bildirim ve değerlendirme daveti yapılır.

Süreci hızlandırmak

• Varıştan önce misafirden bilgi toplamak (çevrim içi ön kayıt) ve odayı önceden atamak.
• Grup girişlerinde anahtar ve kayıt dosyalarını önceden hazırlamak.
• Ekspres çıkış: Folio bir gece önce e-postayla gönderilir, misafir anahtarı bırakıp ayrılır.
• Yoğun saatler için personel planlaması.

Sık yapılan hatalar

• Kontrol edilmemiş odayı teslim etmek; misafir kirli veya arızalı odayla karşılaşır.
• Folio kontrol edilmeden çıkış yaptırmak; sonradan fark edilen tutarlar tahsil edilemez.
• Giriş-çıkış saatlerini rezervasyon onayında belirtmemek.
• Kimlik bildirimini sonraya bırakmak; yasal yükümlülük ihlali doğurabilir.