Grup rezervasyonu, aynı amaçla ve aynı tarihlerde konaklayacak bir topluluk için birden fazla odanın tek anlaşmayla ayrılmasıdır. Çoğu otel, genellikle 8-10 ve üzeri oda isteyen talepleri grup olarak değerlendirir; eşik otelin büyüklüğüne göre değişir. Kültür turları, düğün ve özel gün misafirleri, spor takımları, okul gezileri ve MICE etkinlikleri başlıca grup kaynaklarıdır.
Grup rezervasyonu tek seferde yüksek hacim getirir; ancak indirimli fiyat ve oda bloğu nedeniyle daha kârlı bireysel satışların yerini alabilir. Bu yüzden grup kararları fiyat kadar kapasite kararıdır.
Grup bloğu ve koşullar
Kabul edilen grup için otel bir oda bloğu ayırır. Anlaşmada şunlar yer alır:
- Tarihler, oda sayısı ve tipleri, pansiyon türü ve kişi başı ya da oda başı fiyat.
- Cut-off (release) tarihi: Grup organizatörünün kullanmayacağı odaları cezasız iade edebileceği son tarih; bkz. release süresi.
- Attrition (kullanım) maddesi: Cut-off sonrası bloğun belirli bir oranın altında kullanılması halinde ödenecek tazminat.
- Ön ödeme takvimi: Bkz. ön ödeme ve depozito politikası.
- İsim listesi teslim tarihi: Rooming list için son gün.
- Ücretsiz oda (ör. her 20 ödeyen kişiye 1 ücretsiz), rehber ve şoför konaklaması.
Grubu kabul etmeli miyim?
Karar, grubun getireceği toplam gelir ile yerinden edeceği bireysel gelir karşılaştırılarak verilir. Bu yönteme displacement (yerinden etme) analizi denir.
Grupsuz gelir: 32 × 3 × 2.500 = 240.000 TL.
Gruplu gelir: grup 20 × 3 × 1.800 = 108.000 TL + bireysel için kalan 20 oda × 3 × 2.500 = 150.000 TL; toplam 258.000 TL.
Yerinden edilen bireysel satış 12 oda × 3 gece = 36 oda-gece, yani 90.000 TL. Net katkı 108.000 − 90.000 = 18.000 TL olduğundan grup kârlıdır. Yiyecek-içecek ve toplantı gelirleri de eklenirse fark büyür.
Aynı analiz, talep tahmini yüksek tarihlerde grubun zarar ettirebileceğini de gösterir. Bu yüzden talep tahmini olmadan grup fiyatı verilmemelidir.
Operasyon
Grup girişlerinde odaların önceden hazırlanması, anahtar kartlarının ve kayıt formlarının hazır olması, toplu kimlik bildirimi ve ortak ödeme (master folio) ile kişisel harcamaların ayrılması önemlidir. Organizatörle tek bir iletişim kişisi belirlemek sorunları azaltır.
Sık yapılan hatalar
- Cut-off tarihini takip etmemek ve kullanılmayan blok odaları geç satışa açmak.
- Attrition maddesi olmadan blok vermek.
- Yalnız oda fiyatına bakıp ücretsiz odaları, rehber konaklamasını ve komisyonu hesaba katmamak.
- Master folio ile kişisel harcamaları ayırmadan çıkış yapmak.