MICE, İngilizce Meetings (toplantılar), Incentives (teşvik gezileri), Conferences veya Conventions (kongreler) ve Events veya Exhibitions (etkinlikler, fuarlar) kelimelerinin baş harflerinden oluşur. Otelcilikte iş amaçlı, organize ve genellikle grup hâlinde yapılan konaklamaları ve bunlara bağlı toplantı ve etkinlik hizmetlerini kapsayan pazar segmentidir.
MICE misafiri çoğu zaman şirket veya dernek adına seyahat eder; kararı katılımcı değil organizatör verir. Bu segment, otele yalnız oda değil salon kirası, yiyecek-içecek, teknik ekipman ve aktivite geliri getirdiği için toplam gelir yönetimi açısından değerlidir.
Dört alt segment
- Toplantı: Şirket içi eğitim, yönetim toplantısı, bayi toplantısı; genellikle 1-3 gün ve hafta içi.
- Teşvik (incentive): Şirketlerin başarılı çalışan veya bayilerini ödüllendirdiği geziler; deneyim ve kalite beklentisi yüksektir. Kapadokya, balon ve kültür rotalarıyla bu alanda güçlü bir destinasyondur.
- Kongre: Dernek ve meslek kuruluşlarının büyük katılımlı toplantıları; uzun planlama süresi, çok sayıda oda ve salon gerektirir.
- Etkinlik: Lansman, gala, fuar, düğün benzeri organizasyonlar.
Fiyatlandırma
MICE teklifleri genellikle iki biçimde hazırlanır:
- Kalem kalem fiyat: Oda, salon kirası, kahve arası, öğle yemeği, teknik ekipman ayrı ayrı.
- Paket fiyat: Kişi başı günlük toplantı paketi (DDR, day delegate rate): salon, iki kahve arası, öğle yemeği ve temel ekipman tek fiyatta. Konaklamalı paket ise oda dahil kişi başı fiyattır.
Teklifin kârlılığını değerlendirirken displacement analizi yapılmalı; yerinden edilen bireysel oda gelirinin yanında salonun başka bir etkinliğe verilememesi de hesaba katılmalıdır. Oda dışı gelir yüksek olduğundan MICE'ın katkısını TRevPAR ve GOPPAR ile ölçmek daha doğrudur.
Sözleşmede neler olmalı?
- Oda bloğu, cut-off tarihi ve kullanım (attrition) maddesi; bkz. grup rezervasyonu.
- Salon düzenleri (tiyatro, sınıf, U, banket), kurulum ve söküm saatleri.
- Asgari yiyecek-içecek harcaması taahhüdü.
- Ön ödeme takvimi ve kademeli iptal cezaları.
- Katılımcı sayısının kesinleşeceği son tarih (garanti sayısı).
Uygulamada
- Hafta içi MICE ile hafta sonu bireysel talebi dengelemek, otelin genel doluluğunu dengeler.
- Teklif süresini kısa tutun ve teklifi kabul eden organizatörden hızlı depozito isteyin.
- Etkinlik günü tek bir sorumlu (event coordinator) atayın; değişiklikleri yazılı alın.
- Tekrarlayan şirket toplantıları için kurumsal fiyat anlaşmasıyla ilişkiyi kalıcı hâle getirin.