Tur operatörü sözleşmesi, otel ile tur operatörü arasında bir sezon ya da yıl boyunca geçerli olacak satış koşullarını belirleyen yazılı anlaşmadır. Sektörde kısaca "kontrat" diye anılır. Sözleşme; odaların hangi fiyattan, hangi kapasiteyle, hangi tarihler arasında ve hangi iptal ve ödeme koşullarıyla satılacağını tanımlar.
Türkiye'de kontrat görüşmeleri çoğu zaman bir önceki sezonun sonbaharında ve kışında yapılır. Bu nedenle sözleşmedeki fiyatlar, talep henüz bilinmezken sabitlenir; iyi hazırlanmış bir sözleşme hem hacmi güvenceye alır hem de otelin fiyat esnekliğini korur.
Temel maddeler
| Madde | İçerik |
|---|---|
| Dönemler | Sezon aralıkları ve her dönemin fiyatı |
| Fiyatlar | Oda tipi ve pansiyon türüne göre net fiyatlar, kişi başı ya da oda başı |
| Kontenjan | Günlük allotment oda sayısı |
| Release | Satılmayan odaların iade edileceği gün sayısı (release süresi) |
| Konaklama kuralları | Minimum konaklama, giriş-çıkış günleri, çocuk yaş aralıkları, ekstra yatak |
| İndirimler | Erken rezervasyon, uzun konaklama, özel teklif koşulları |
| İptal ve no-show | Cezalar ve bildirim süreleri |
| Ödeme | Vade, para birimi, ön ödeme veya garanti tutarı |
| Stop sale | Otelin satışı durdurma hakkı ve bildirim yöntemi |
Kontenjan ve release
Kontenjan, operatörün otele sormadan satabileceği oda sayısıdır. Release süresi dolduğunda satılmamış odalar otomatik olarak otele döner ve otel bunları diğer kanallardan satabilir. Kısa release (ör. 3-7 gün) operatöre esneklik, uzun release (ör. 14-21 gün) otele yeniden satış zamanı sağlar. Yüksek sezonda release'i uzun, düşük sezonda kısa tutmak yaygın bir dengedir.
Fiyat esnekliğini korumak
- Stop sale hakkı: Otel dolmaya yaklaştığında kontenjanı yazılı bildirimle kapatabilmelidir.
- Dinamik ya da ek fiyat maddesi: Bazı sözleşmeler, sabit net fiyatın yanında günlük fiyata bağlı ek satış imkânı içerir.
- Kur ve maliyet maddeleri: Döviz veya TL ile yapılan sözleşmelerde kur dalgalanması ve maliyet artışının nasıl yansıtılacağı açıkça yazılmalıdır.
- Fiyat görünürlüğü: Operatörün odayı paket dışında tek başına hangi fiyatla satabileceği sınırlanmazsa fiyat paritesi bozulabilir.
Sık yapılan hatalar
- Her operatöre aynı kontenjanı verip toplamın otel kapasitesini aştığını fark etmemek. Kontenjanların toplam içindeki payını düzenli kontrol edin.
- Release tarihlerini takvimde izlememek; iade edilen odalar zamanında diğer kanallara açılmazsa boş kalır.
- Erken rezervasyon indirimlerini birbirinin üzerine eklenecek biçimde yazmak ve net fiyatın beklenenden çok düşmesi.
- Ödeme vadesi ve gecikme cezası olmadan sözleşme imzalamak.