Rooming list, bir grup rezervasyonu veya tur operatörü konaklamasında misafirlerin odalara nasıl dağıtılacağını gösteren listedir. Blok olarak ayrılan odalar, bu listeyle birlikte isimli rezervasyonlara dönüşür. Ön büro, kat hizmetleri ve muhasebe grubu bu listeye göre hazırlar.
Rooming list, grubu organize eden acente, şirket veya organizatör tarafından sözleşmede belirlenen son tarihe kadar otele gönderilir. Geç gelen veya eksik liste, giriş gününde uzun kuyruklara, yanlış oda tiplerine ve fatura hatalarına yol açar.
Listede bulunması gerekenler
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Misafir adları | Kimlikte yazdığı gibi ad-soyad; oda başına tüm kişiler |
| Oda tipi ve yerleşim | Tek, çift (DBL), iki ayrı yatak (TWN), üç kişilik (TRP) |
| Giriş-çıkış tarihleri | Grubun genelinden farklı tarihte gelen veya ayrılanlar |
| Pansiyon | Oda-kahvaltı, yarım pansiyon vb.; bkz. pansiyon türleri |
| Çocuklar | Yaşları; çocuk fiyatı ve ekstra yatak için gerekli |
| Ödeme ayrımı | Hangi masrafın gruba (master folio), hangisinin misafire ait olduğu |
| Özel istekler | Birbirine yakın odalar, alerji, erişilebilir oda, kutlama |
| Rehber ve şoför | Ücretsiz veya indirimli konaklayan görevliler |
İş akışı
- Sözleşmede liste teslim tarihi belirlenir (çoğunlukla varıştan birkaç gün ile iki hafta önce).
- Liste gelince bloktaki odalarla karşılaştırılır; fazlalık veya eksik bildirilir.
- İsimler PMS'e girilir, blok odalar isimli rezervasyona dönüşür.
- Oda ataması yapılır; kat hizmetlerine ve yiyecek-içeceğe bilgi geçilir.
- Varıştan önce anahtar kartları ve kayıt formları hazırlanır.
- Girişte kimlikler alınır ve kimlik bildirimi yapılır.
Tur operatörlerinde
Tur operatörleri isimli rezervasyonları genellikle tek tek veya toplu liste hâlinde gönderir; bazıları doğrudan kanal yöneticisi ya da elektronik bağlantıyla aktarır. Her rezervasyonun voucher numarası liste ile eşleşmeli, fatura bu numaralara göre kesilmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Son dakika değişikliklerini yalnız telefonla almak; tüm değişiklikler yazılı ve tarihli olmalı.
- Grup liderinin odasını ve özel isteklerini gözden kaçırmak.
- Kişisel harcamaları master folioya yazmak; çıkışta itiraz doğar.
- Listedeki isimlerin yazımını kimlikle karşılaştırmamak; kimlik bildiriminde ve faturada hata çıkar.